Anwesenheit dokumentieren – warum, was und wie lange

In Kurzform: Die Anwesenheitsliste einer Feuerwehr belegt, wer an welchem Dienst mit welchem Inhalt teilgenommen hat. Sie dient vor allem als Nachweis der Unterweisung nach § 8 DGUV Vorschrift 49 und als Grundlage für Atemschutznachweis und Statistik. Eine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt es nicht.

Am Übungsabend geht eine Liste herum, jemand heftet sie ab, und im Januar zählt der Schriftführer für den Jahresbericht die Kreuze. So sieht Anwesenheitserfassung in vielen Wehren aus. Die Frage, wofür die Liste eigentlich gebraucht wird, stellt sich meist erst, wenn sie fehlt: nach einem Unfall, bei einer Nachfrage des Unfallversicherungsträgers zu den Unterweisungen oder wenn ein Geräteträger seine Jahresübungen nachweisen soll.

Dieser Artikel ordnet, welche Zwecke eine Anwesenheitsdokumentation trägt, welche Angaben dafür nötig sind und was sich zur Aufbewahrung sagen lässt.

Wofür die Anwesenheit dokumentiert wird

Nachweis der Unterweisung

Der wichtigste Grund steht in der Unfallverhütungsvorschrift. Nach § 8 Abs. 1 DGUV Vorschrift 49 sind Feuerwehrangehörige im Rahmen der Aus- und Fortbildung regelmäßig über Gefahren im Feuerwehrdienst und über Maßnahmen zur Verhütung von Unfällen zu unterweisen. Der zweite Satz lautet: „Die Unterweisung ist zu dokumentieren.“

Wie das geschehen kann, erläutert die DGUV Regel 105-049. Sie nennt als mögliche Formen ein Dienstbuch oder einen Dienstplan, aus dem die Unterweisungsinhalte eindeutig hervorgehen, zusammen mit einer regelmäßig geführten Anwesenheitsliste, oder den Nachweis in einem Unterweisungsbuch. Die Liste allein genügt also nicht. Sie belegt die Unterweisung erst zusammen mit dem Thema des Dienstes.

Verantwortlich ist der Träger der Feuerwehr. Die Durchführung kann er auf die Leitung der Feuerwehr und auf Fach- und Führungskräfte übertragen.

Atemschutz

Für Atemschutzgeräteträger ist die Dokumentation genauer geregelt. Nach der Feuerwehr-Dienstvorschrift 7 müssen sie jährlich mindestens eine Belastungsübung in einer Atemschutz-Übungsanlage und eine Einsatzübung unter Atemschutz absolvieren; die Einsatzübung kann entfallen, wenn sie in entsprechender Art und entsprechendem Umfang unter Atemschutz im Einsatz waren. Wer die Übungen nicht innerhalb von zwölf Monaten ableistet, darf die Funktion grundsätzlich nicht mehr wahrnehmen, bis sie nachgeholt sind.

Festgehalten wird das im Atemschutznachweis nach Abschnitt 9.1 der FwDV 7. Jede Einsatzkraft führt ihn persönlich, er kann auch zentral geführt werden. Die Anwesenheit bei der Belastungsübung ist damit ein Datum, an dem die Einsatzfähigkeit eines Trupps hängt.

Die FwDV 7 gilt in der Fassung, die euer Land eingeführt hat.

Unfall im Dienst

Angehörige der Freiwilligen Feuerwehr sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 SGB VII gesetzlich unfallversichert, wenn sie in einem Unternehmen zur Hilfe bei Unglücksfällen unentgeltlich tätig sind oder an dessen Ausbildungsveranstaltungen teilnehmen. Der Schutz knüpft an die Tätigkeit an. Die Anwesenheitsliste ist dafür keine Voraussetzung.

Die Unfallkasse NRW beschreibt das für den Dienstplan deutlich: Ein Eintrag sei kein grundlegendes Entscheidungskriterium, er könne ein Indiz für oder gegen eine versicherte Tätigkeit sein. Ein fehlender Eintrag schließe den Schutz nicht aus. Für die Anwesenheitsliste lässt sich daraus nichts anderes ableiten.

Nützlich ist die Aufzeichnung trotzdem. Wird jemand im Dienst so verletzt, dass er mehr als drei Tage arbeitsunfähig ist, muss der Träger den Unfall binnen drei Tagen nach Kenntnis anzeigen (§ 193 Abs. 1 und 4 SGB VII). Wer dann Datum, Art des Dienstes, Leitung und Anwesende aus der eigenen Dokumentation ablesen kann, muss den Abend nicht aus der Erinnerung rekonstruieren.

Abrechnung, Statistik, Ehrungen

Drei weitere Zwecke stammen aus Landesrecht und Praxis. Die Feuerwehrgesetze der Länder regeln Freistellung, Entgeltfortzahlung und Erstattung bei Einsätzen und Lehrgängen, in Bayern etwa Art. 9 und 10 BayFwG. Wer solche Ansprüche abrechnet, braucht Datum, Dauer und Namen. Die Angaben kommen in der Regel aus dem Einsatzbericht.

Hinzu kommen der Jahresbericht mit Übungs- und Einsatzstunden und die Übersicht, wer wie regelmäßig am Dienst teilnimmt. Für beides reichen Zahlen, und nach einiger Zeit braucht es die Namen dazu nicht mehr.

Was in die Dokumentation gehört

Aus den Zwecken ergibt sich der Inhalt. Zu jedem Dienst gehören zwei Teile, die zusammen abgelegt werden.

Der Dienst selbst:

• Datum, Beginn und Ende
• Art: Übung, Unterweisung, Lehrgang, Einsatz, Versammlung
• Thema und wesentliche Inhalte, bei Unterweisungen so genau, dass sie eindeutig erkennbar sind
• Leitung oder Ausbilder
• Ort

Die Teilnehmenden:

• Namen der Anwesenden
• Funktion oder Fahrzeug, wenn es für den Dienst eine Rolle spielt
• bei Atemschutz: Art des Gerätes, Einsatzzeit in Minuten und Tätigkeit
• späteres Kommen oder früheres Gehen, wenn Stunden gezählt werden

Was nicht hineingehört, ist ebenso schnell gesagt. Der Grund einer Abwesenheit ist für keinen der genannten Zwecke erforderlich, und der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) spricht dagegen, ihn zu sammeln. Ein Vermerk „krank“ ist zudem ein Gesundheitsdatum. „Entschuldigt“ reicht.

Wer die Liste bestätigt

Eine Liste, in die sich jeder selbst einträgt, ist bequem und lückenhaft. Verlässlicher wird sie, wenn die Leitung des Dienstes am Ende durchzählt und abzeichnet. Für den Atemschutznachweis schreibt die FwDV 7 die Bestätigung vor: Die Leitung der Feuerwehr oder eine beauftragte Person bestätigt die Richtigkeit der Angaben.

Nachträge sind zulässig und oft nötig. Sie sollten als Nachtrag erkennbar bleiben, mit Datum und Namen dessen, der ergänzt hat.

Wie lange aufbewahren

Auf diese Frage gibt es keine einheitliche gesetzliche Antwort, und wer eine feste Jahreszahl nennt, sollte seine Quelle dazusagen. § 8 DGUV Vorschrift 49 verlangt die Dokumentation der Unterweisung, legt aber keine Aufbewahrungsdauer fest. Die DGUV Regel 105-049 nennt ebenfalls keine.

Fest steht der datenschutzrechtliche Rahmen. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange in einer Form gespeichert werden, die die Person erkennbar macht, wie der Zweck es erfordert (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Die Frist ergibt sich also aus dem Zweck, und den gibt es hier mehrfach:

Praktisch heißt das: Der Träger legt je Zweck eine Frist fest, begründet sie und trägt sie in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein, das Löschfristen nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO vorsieht. Wer unsicher ist, fragt den zuständigen Unfallversicherungsträger und den Datenschutzbeauftragten der Gemeinde. Beide Auskünfte sind schneller eingeholt als eine falsche Frist korrigiert.

Listen eines Unfalltages hebt ihr gesondert auf, bevor die allgemeine Löschfrist greift.

Papier, Tabelle oder Tablet

Die Vorschriften legen keine Form fest. Eine Papierliste im Dienstbuch erfüllt die Anforderung, wenn Thema, Datum und Namen zusammenstehen. Ihr Nachteil zeigt sich bei der Auswertung: Wer wissen will, welche Geräteträger in diesem Jahr noch keine Belastungsübung haben, blättert.

Digitale Erfassung, ob in einer Tabelle oder in einer Feuerwehrsoftware wie Florivio, nimmt euch das Zählen ab und hält Dienst und Teilnehmende in einem Eintrag zusammen. Die drei Entscheidungen, die diesen Artikel tragen, nimmt sie euch nicht ab: welche Angaben ihr erhebt, wer sie sieht und wann sie gelöscht werden.

Stand dieser Information: 2026-10-07 – auf Grundlage der DGUV Vorschrift 49 (Juni 2018), der DGUV Regel 105-049 (aktualisierte Fassung Mai 2025), der FwDV 7 (Stand 2002 mit Änderungen 2005), des SGB VII und der DSGVO. Landesrecht und die Vorgaben eures Unfallversicherungsträgers gehen im Einzelfall vor.