Einsatzbericht schreiben – Rechtsgrundlage, Inhalt, Fristen

In Kurzform: Der Einsatzbericht ist die Nachbereitung eines Feuerwehreinsatzes in Schriftform: Zeiten, eingesetzte Kräfte und Fahrzeuge, Lage und Maßnahmen. Er dient dem Nachweis des Handelns, der Landesstatistik, dem Kostenersatz und im Streitfall als Beweismittel. Wer ihn schreiben muss und was hineingehört, regelt jedes Bundesland selbst – eine bundesweite Vorgabe gibt es nicht.

Der Einsatz ist abgearbeitet, die Fahrzeuge stehen wieder einsatzbereit im Gerätehaus, und dann liegt noch der Bericht an. In vielen Wehren ist das die unbeliebteste halbe Stunde. Vor Gericht ist sie oft die wichtigste.

Am 4. Juni 2013 rückte eine bayerische Feuerwehr zu einem Verkehrsunfall auf der Autobahn aus. Die Gemeinde stellte dem Verursacher später 1,5 Stunden in Rechnung. Im Einsatzbericht standen andere Zahlen: eine Stunde und 22 Minuten Einsatzdauer, Ausrückzeiten der Fahrzeuge teils eine Stunde und fünf, teils eine Stunde und 16 Minuten. Das Verwaltungsgericht Augsburg hob den Bescheid in Höhe von 169,82 Euro auf. Ohne eine Satzungsregelung, die das Aufrunden angefangener halber Stunden erlaubt, ist minutengenau abzurechnen, und die Minuten standen im Bericht, nicht in der Rechnung.

Umgekehrt geht es genauso. Vor dem VG Ansbach rügte ein Kläger, 19 Feuerwehrleute und sechs Fahrzeuge seien zu viel gewesen. Das Gericht sah es anders, und zwar mit dieser Begründung: Es bestehe „kein Zweifel daran, dass die Zahl der am Einsatz beteiligten Feuerwehrkräfte zum Zweck einer effektiven Gefahrenbeseitigung erforderlich gewesen ist, wie der detaillierte Eisatzbericht (Az. 2017133) im Einzelnen belegt“. Der Tippfehler steht so im Urteil.

Beide Fälle sagen dasselbe: Der Bericht ist kein Verwaltungsakt zum Abhaken. Er ist das Dokument, an dem sich das Handeln der Wehr später messen lässt.

Wer den Bericht schreiben muss – und wo das steht

Brand- und Katastrophenschutz sind Ländersache. Es gibt sechzehn Rechtslagen und keine gemeinsame Bundesnorm, weder für die Berichtspflicht noch für eine Brandstatistik. Wer wissen will, was für die eigene Wehr gilt, muss ins Landesrecht schauen. Vier Muster kommen dabei vor.

Ausdrücklich im Landesrecht geregelt:

Ergänzend in einer Verwaltungsvorschrift. In Bayern konkretisiert die Vollzugsbekanntmachung zum BayFwG unter Nr. 18.2, worüber zu berichten ist: über jeden Einsatz im abwehrenden Brandschutz und im technischen Hilfsdienst, in den drei Berichtsarten „Einsatzbericht – Brand“, „Einsatzbericht – Technische Hilfeleistung“ und „Einsatzbericht – ABC-Einsatz“. Und ausdrücklich auch dann, wenn nichts passiert ist: „Über Fehlalarme, böswillige Alarme und Sicherheitswachen ist ebenfalls zu berichten.“ In Sachsen übernimmt die VwV Fw-Statistik diese Rolle und weist die Verantwortung für die Erstellung dem Einsatzleiter der zuständigen Feuerwehr zu.

Ohne ausdrückliche Norm. In Baden-Württemberg findet sich im Feuerwehrgesetz keine Berichts- oder Dokumentationspflicht. Der Fünfte Teil „Einsatz der Feuerwehren“ umfasst nur die §§ 26 bis 28 und enthält keine Dokumentationsnorm. Die Pflicht entsteht dort mittelbar: über § 34 FwG, weil ein Kostenbescheid einen Nachweis braucht, und über die Feuerwehrsatzung oder Dienstanweisung der Gemeinde. Wer in Baden-Württemberg wissen will, was verlangt ist, findet die Antwort im Ortsrecht, nicht im Landesgesetz.

Nur per Runderlass. Für Nordrhein-Westfalen und Berlin wird in der Fachliteratur beschrieben, dass die Berichtspflicht über Erlasse und Ausführungsvorschriften läuft und nicht über das Gesetz selbst. Diese beiden Fälle haben wir nicht bis zur Primärquelle nachgeprüft; wer sich darauf stützen will, sollte den aktuellen Erlass im eigenen Land anfordern.

FwDV 100 ist keine Rechtsgrundlage

Die Feuerwehr-Dienstvorschrift 100 „Führung und Leitung im Einsatz“ beschreibt Dokumentation ausführlich, ist aber eine Dienstvorschrift und kein Gesetz. Verbindlich wird sie erst durch den Einführungserlass des jeweiligen Landes. Inhaltlich liefert sie trotzdem die brauchbarste Gliederung, die es gibt:

• Definition: Dokumentation ist „das Erfassen, Sammeln, Ordnen und Aufbewahren von Informationen und Sachverhalten, die für den Einsatz zum Zwecke des Nachweises des verantwortlichen Handelns, der Information und zur späteren Auswertung wesentlich sind“.
• Zuständigkeit (Ziffer 3.3.5): Grundsätzlich dokumentiert die Leitstelle. „Sobald vor Ort eine Einsatzleitung ihre Arbeit aufgenommen hat, ist auch diese für die Dokumentation und insbesondere für die Lagedarstellung in ihrem Bereich zuständig.“
• Einsatztagebuch (Anlage 5): chronologisch, mit Ergebnissen der Lagefeststellung, Befehlen an die Einsatzkräfte, besonderen Vorkommnissen und Erkenntnissen sowie erforderlichenfalls Beurteilung und Entschluss.
• Führungsgrundgebiet S2: Einsatztagebuch führen, alle Informationsträger sammeln und sicherstellen, Abschlussbericht erstellen.

Wofür der Bericht tatsächlich gebraucht wird

Den vollständigsten gesetzlichen Zweckkatalog hat Niedersachsen, allerdings für einen engeren Gegenstand: § 35b NBrandSchG regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten aus einsatzbedingter Kommunikation, also die Aufzeichnungen der Leitstelle, nicht den Einsatzbericht als solchen. Abs. 2 erlaubt die Verarbeitung „insbesondere“ zu sechs Zwecken: „1. zur Durchführung, Abwicklung oder zum Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung von Einsätzen und Leistungen, 2. zur Kostenerstattung, 3. zur Vorbereitung oder Durchführung von gerichtlichen Verfahren oder Verwaltungsverfahren, 4. für Zwecke des Qualitätsmanagements, 5. zu statistischen Zwecken oder 6. zur Aus- oder Fortbildung“, wobei die letzten drei grundsätzlich anonymisiert zu verarbeiten sind, es sei denn, der Zweck lässt sich anonymisiert nicht erreichen und die Interessen der Betroffenen überwiegen nicht offensichtlich. Auch wenn die Norm nur in Niedersachsen gilt und der Katalog weder abschließend noch auf Berichte gemünzt ist: Er beschreibt gut, wofür die Dokumentation eines Einsatzes überall gebraucht wird.

• Kostenersatz. Grundsatz ist in allen betrachteten Ländern die Unentgeltlichkeit, mit einem Katalog von Ausnahmen: Art. 28 BayFwG, § 34 FwG Baden-Württemberg, § 69 SächsBRKG, § 55 ThürBKG. In Sachsen nennt § 18a SächsFwVO die „Einsatzberichte der beteiligten Gemeindefeuerwehren“ ausdrücklich als Nachweismittel.
• Statistik. In Thüringen geht die Meldung monatlich ans Landesamt für Statistik, in Sachsen über Landratsamt und Landesdirektion ans Innenministerium, in Bayern über die Kreisebene an die Regierungen. Wie das in Bayern praktisch abläuft, steht in unserem Beitrag zur Stärkemeldung.
• Entschädigung und Verdienstausfall. Wo eine Gemeinde Einsatzstunden vergütet, hängt die Auszahlung am Bericht. Die Entschädigungssatzung der Gemeinde Jahnatal sagt es wörtlich: „Grundlage für die Zahlung der Einsatzentschädigung ist der Einsatzbericht.“
• Unfallanzeige. Aktive Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 SGB VII gesetzlich unfallversichert. Wird jemand getötet oder länger als drei Tage arbeitsunfähig, ist eine Unfallanzeige fällig, und zwar binnen drei Tagen ab Kenntnis (§ 193 Abs. 4 Satz 1 SGB VII).
• Ermittlungen. Die Brandursachenermittlung liegt bei der Staatsanwaltschaft, unterstützt von der Polizei. Was die Wehr beobachtet hat, ist dafür ein Baustein; die Bewertung gehört nicht dazu.

Was hineingehört, damit ein Kostenbescheid trägt

Eine bundesweite Feldliste gibt es nicht. Was ein Bescheid braucht, lässt sich aber aus den Urteilen und aus einer typischen Kostenersatzsatzung ableiten. Die folgende Liste ist genau das: eine Ableitung, keine Norm.

• Alarmierungszeitpunkt und Zeitpunkt der wiederhergestellten Einsatzbereitschaft. Satzungen definieren die Einsatzdauer für Einsatzkräfte oft von der Alarmierung bis zur wiederhergestellten Einsatzbereitschaft einschließlich Aufräum- und Reinigungszeiten.
• Abfahrt und Rückkehr je Fahrzeug. Für Fahrzeuge beginnt die Zeit üblicherweise mit der Abfahrt aus dem Gerätehaus, nicht mit dem Alarm.
• Fahrzeugkennung und Anzahl der Kräfte je Fahrzeug. Personal- und Fahrzeugstundensätze werden getrennt abgerechnet.
• Alarmstichwort und Meldebild. Sie tragen die Frage, ob der Kräfteansatz nötig war (siehe unten).
• Lage bei Eintreffen und durchgeführte Maßnahmen.
• Verbrauchsmaterial und, wo die Satzung Streckenkosten kennt, die gefahrene Strecke.

In Sachsen ist der Katalog nicht abgeleitet, sondern normiert: § 21 Abs. 1 SächsFwVO verlangt Identitätsnummer der Feuerwehr, Angaben zum Einsatz, ausgerückte Fahrzeuge, Namen, Vornamen und Funktionen der eingesetzten Kräfte sowie Lage und Maßnahmen.

Kategorien: was amtlich definiert ist und was nicht

Wo eine Norm Kategorien vorgibt, ist die Einstufung keine Meinung, sondern eine Zuordnung zu einer definierten Größe. Sachsen definiert den Brandumfang in der VwV Fw-Statistik über die eingesetzten Rohre:

Für gleichwertige Löschmittelabgaben führt die Vorschrift jeweils Äquivalenzlisten. Thüringen erhebt in Anlage 1 der ThürBrandStatVO dieselben vier Stufen und daneben eine eigene Klassifikation für Hilfeleistungen mit elf Positionen: Menschen in Notlagen, Gefahren durch oder mit Tieren und Insekten, Betriebsunfall, Einsturz baulicher Anlagen, Verkehrsunfall und -störung, Wasser- und Sturmschaden, Unterstützung Rettungsdienst, Amtshilfe für Polizei und andere, Einsatz mit gefährlichen Stoffen und Gütern, Ölunfall oder Ölspur, sonstiger Einsatz. Fehlalarmierungen laufen dort als eigene Erhebungsgruppe mit, nicht als zwölfte Kategorie.

Ein bundeseinheitliches Musterformular existiert nicht. Es gibt Landesformulare – in Bayern die drei Berichtsarten der zentralen Einsatznachbearbeitung, in Sachsen die Anlagen der VwV Fw-Statistik, in Thüringen die Merkmale der Anlage 1, und darüber die DIN 14010 zur statistischen Erfassung von Bränden sowie den Erhebungsbogen FEU 905 des Deutschen Feuerwehrverbands. Verpflichtend für die einzelne Wehr sind aber nur die Landesvorgaben.

Sachlich formulieren: die zwei Regeln, die belegt sind

Erstens: aus der Sicht zum Zeitpunkt der Entscheidung schreiben, nicht rückblickend. Gerichte prüfen die Erforderlichkeit eines Einsatzes aus der ex-ante-Sicht. Das VG Ansbach formuliert den Maßstab so: „Ob ein Feuerwehreinsatz und die dabei getroffenen Maßnahmen notwendig sind, ist eine vom Gericht in vollem Umfang zu prüfende Rechtsfrage, wobei die ex-ante-Sicht maßgeblich ist, es also auf den Sach- und Kenntnisstand zum Zeitpunkt des behördlichen Handelns ankommt.“ Wenige Sätze später zieht dasselbe Urteil den kurzen Schluss daraus: „Maßgeblich ist grundsätzlich also nur das Lagebild, es findet keine rückblickende Beurteilung statt.“ Praktisch heißt das: Wenn im Alarmfax „Verkehrsunfall Person eingeklemmt“ stand, gehört genau das in den Bericht, auch wenn vor Ort niemand eingeklemmt war.

Zweitens: keine Vermutung zur Brandursache. Das Feuerwehr-Magazin fasst die Fachempfehlung so zusammen: „Feuerwehrangehörige dürfen keine Vermutungen bezüglich der Brandursache anstellen. Sie sollen auch nicht nach Hinweisen suchen. Beobachtungen und Hinweise zu einem Bild zusammenzufügen, ist die Aufgabe der Brandermittler.“ Beobachtungen dokumentieren und der Polizei noch vor Ort mitteilen: ja. Eine Ursache in den Bericht schreiben: nein.

Darüber hinaus kursieren viele Formulierungsregeln – Konjunktiv bei Fremdangaben, keine Schuldzuweisung, keine Wertung. Sie sind plausibel, aber wir haben keine deutschsprachige Fachpublikation gefunden, die sie zusammenhängend aufstellt. Wer eine Dienstanweisung dazu schreibt, sollte sie als eigene Festlegung kennzeichnen und nicht als Vorschrift ausgeben.

Personenbezogene Daten

Der Bericht enthält fast zwangsläufig personenbezogene Daten, die der eigenen Kräfte und oft auch die von Betroffenen. Drei Punkte sind belegt:

• Namen der Einsatzkräfte gehören dazu, wo die Norm es sagt. § 21 Abs. 1 Nr. 4 SächsFwVO verlangt Namen, Vornamen und Funktionen ausdrücklich.
• Für Auswertungen jenseits des Einsatzes gilt grundsätzlich Anonymisierung. Niedersachsen schreibt sie für Qualitätsmanagement, Statistik und Aus- oder Fortbildung vor, allerdings nur für Daten aus einsatzbedingter Kommunikation und mit einer Ausnahme für den Fall, dass der Zweck anonymisiert nicht erreichbar ist. Das ist ein guter Maßstab auch dort, wo die Landesnorm schweigt.
• Die Zwei-Monats-Frist aus Bayern gilt nicht für Berichte. Art. 30 Abs. 3 BayFwG betrifft Bild- und Übersichtsaufnahmen mittels technischer Einsatzmittel, also etwa Drohnenaufnahmen. Sie wird häufig fälschlich als Löschfrist für Einsatzberichte zitiert.

Eine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Einsatzberichte gibt es nicht. Belegt sind nur Spezialfristen, etwa die fünf Jahre, die Thüringen für Einsatzberichte und Statistiken in der Webanwendung des Landesamts für Statistik vorsieht, oder die sechs Monate für Leitstellenaufzeichnungen von Notrufen nach § 35 Abs. 7 FwG Baden-Württemberg. Für die Buchhaltung des Kostenersatzes gelten die kommunalen Haushaltsvorschriften, nicht das Feuerwehrrecht.

Fristen

In Baden-Württemberg findet sich im Landesrecht keine Frist für Einsatzberichte. Die zeitliche Grenze ergibt sich dort nur mittelbar aus der Festsetzungsverjährung des Kostenbescheids.

Typische Stolperfallen

Vorweg eine Einschränkung: Eine veröffentlichte Fehlerliste zum Einsatzbericht gibt es nicht. Die folgenden Punkte sind aus Urteilen, Vollzugsbekanntmachungen und Vorgaben der Unfallkassen hergeleitet. Jeder hat eine Quelle, aber keiner ist irgendwo als „typischer Fehler“ etikettiert.

• Die Rechnung weicht vom Bericht ab. Genau daran scheiterte der Bescheid im Augsburger Fall. Wer aufrundet, braucht dafür eine Satzungsregelung.
• Der Bericht ist zu dünn für den Kräfteansatz. Im Ansbacher Fall war es der detaillierte Bericht, der 19 Kräfte und sechs Fahrzeuge trug. Ein Dreizeiler hätte das nicht geschafft.
• Rückblickend formuliert statt aus dem Lagebild. Was sich hinterher herausstellte, entlastet nicht rückwirkend die Entscheidung, die aufgrund des Meldebilds getroffen wurde.
• Unterschriften fehlen. Die bayerische Prüfstufe kontrolliert ausdrücklich „Plausibilität, Vollständigkeit und Unterschriften“. Bei der Unfallanzeige gehört die Unterschrift ebenfalls dazu, sie darf die Meldung aber nicht aufhalten: Lässt die Unterschrift der Wehrführung oder der Gemeinde auf sich warten, geht die Anzeige nach Angabe der HFUK Nord vorab raus, mit dem Hinweis, dass das unterschriebene Original folgt.
• Fehlalarme werden nicht berichtet. In Bayern sind Fehlalarme, böswillige Alarme und Sicherheitswachen ausdrücklich berichtspflichtig, in Thüringen und Sachsen haben sie eigene Statistikkategorien.
• Keine Fehlmeldung abgegeben. Thüringen verlangt sie ausdrücklich: Auch ein Monat ohne Einsätze wird gemeldet.
• Zeiten aus dem Gedächtnis statt von der Leitstelle. Sachsen schreibt vor, genaue Alarmierungszeit, Einsatznummer und den Zeitpunkt der wiederhergestellten Einsatzbereitschaft bei der Leitstelle anzufordern. Das ist überall die belastbarere Quelle.