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Argumentationshilfe für die Gemeinde

Digitale Feuerwehrverwaltung mit Florivio: warum sie die ehrenamtlichen Kräfte entlastet, welche bestehenden Pflichten sie nachweisbar erfüllen hilft, wie die Daten geschützt sind und welchen Aufwand sie spart.

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Stand: November 2026 · zum Ausdrucken und Mitnehmen in die Sitzung

Freiwillige Feuerwehren erfüllen gesetzliche Aufgaben und dokumentieren dafür immer mehr: Geräteprüfungen, Mitgliederdaten, Stärkemeldungen, Beiträge. Diese Übersicht fasst zusammen, warum eine digitale Verwaltung die ehrenamtlichen Kräfte entlastet, welche bestehenden Pflichten sie nachweisbar erfüllen hilft, wie die Daten geschützt sind und welchen Aufwand sie spart.

Bundesweit gültig, mit Hinweisen für Ihr Land

Die Abschnitte 2 und 3 stützen sich auf Regeln, die in allen Ländern gelten: die Unfallverhütungsvorschriften der Unfallversicherungsträger nach dem Muster der DGUV, die Betriebssicherheits- und die Gefahrstoffverordnung, das Sozialgesetzbuch VII und die DSGVO. Was das Landesrecht ergänzt, steht in Abschnitt 4 für Bayern, Baden-Württemberg, Sachsen und Thüringen. In den anderen Ländern gelten die dortigen Brandschutz- und Feuerwehrgesetze. Die Übersicht ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung; verbindlich Auskunft geben im Einzelfall der Landkreis und der zuständige Unfallversicherungsträger.

Direkt zu Ihrem Land:

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Woran die Verwaltung heute hängt

  • Das Verwaltungswissen hängt oft an einer einzigen Person; fällt sie aus, fehlt der Überblick.
  • Excel, Papierordner und USB-Sticks gehen bei Vorstandswechsel verloren.
  • Prüf- und Untersuchungsfristen (Geräte, Schutzausrüstung, Atemschutz-Eignung) manuell im Blick zu behalten, ist fehleranfällig.
  • Eine zentrale, überall erreichbare Lösung macht die Wehr unabhängig von Einzelpersonen.
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Wer für die Nachweise verantwortlich ist

Träger der Freiwilligen Feuerwehr ist nach den Brandschutz- und Feuerwehrgesetzen der Länder die Gemeinde; die Fundstellen für Ihr Land stehen in Abschnitt 4. Die Unfallverhütungsvorschrift „Feuerwehren“ (DGUV Vorschrift 49) bezeichnet den Träger als „Unternehmerin oder Unternehmer“ (§ 2 Ziff. 9). An ihn richten sich damit die Pflichten aus den Unfallverhütungsvorschriften, also an die Gemeinde.

Die Gemeinde kann Aufgaben schriftlich auf zuverlässige und fachkundige Personen übertragen, etwa auf Feuerwehrangehörige (§ 13 DGUV Vorschrift 1). Dann hat sie „in besonderem Maße der Auswahl-, Aufsichts-, Kontroll- und Organisationsverantwortung nachzukommen“ (§ 3 Abs. 2 DGUV Vorschrift 49).

Die DGUV Vorschrift 49 ist eine Muster-Unfallverhütungsvorschrift. Verbindlich ist die Fassung, die der für Ihre Gemeinde zuständige Unfallversicherungsträger erlassen hat; welcher das ist, steht ebenfalls in Abschnitt 4.

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Welche Nachweise konkret zu führen sind

Diese Pflichten folgen aus Bundesrecht und aus der Unfallverhütungsvorschrift, die Ihr Unfallversicherungsträger nach dem Muster der DGUV erlassen hat. Sie gelten unabhängig von der eingesetzten Software. Eine digitale Verwaltung ersetzt sie nicht; sie hilft, sie fristgerecht und belegbar zu erfüllen:

  • Geräte und persönliche Schutzausrüstung: regelmäßige Prüfung durch befähigte Personen; „Das Ergebnis dieser Prüfungen ist zu dokumentieren“ (§ 11 Abs. 2 DGUV Vorschrift 49). Für prüfpflichtige Arbeitsmittel ist die Aufzeichnung mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren (§ 14 Abs. 7 BetrSichV).
  • Atemschutz-Eignung: ärztliche Nachuntersuchung bis 50 Jahre alle 36 Monate, danach je nach Gerätegewicht alle 24 oder 12 Monate (Anlage 1 DGUV Vorschrift 49). Die Gemeinde hat die Untersuchungen zu veranlassen und die Kosten zu tragen (§ 6 Abs. 6).
  • Erste-Hilfe-Leistungen: jede Leistung ist zu dokumentieren, die Dokumentation fünf Jahre verfügbar zu halten (§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1).
  • Expositionsverzeichnis: personenbezogenes Verzeichnis bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen, etwa im Brandrauch, 40 Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren (§ 10a GefStoffV). Nach den Erläuterungen der DGUV gilt die Gefahrstoffverordnung auch für Einsatzkräfte der Feuerwehr. Bei entsprechender Gefährdung führt der Träger der Feuerwehr das Verzeichnis für die betroffenen Einsatzkräfte.
  • Unterweisungen: regelmäßig durchzuführen und zu dokumentieren (§ 8 Abs. 1 DGUV Vorschrift 49).
  • Unfallanzeige: Unfälle mit Tod oder mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit zeigt die Gemeinde binnen drei Tagen dem Unfallversicherungsträger an, auch bei ehrenamtlich Tätigen (§ 193 Abs. 1 und 4 SGB VII).
  • Datenschutz bei Mitglieder- und Bankdaten (DSGVO, u. a. Art. 32 zu technischen Maßnahmen, Art. 28 zur Auftragsverarbeitung).
  • Melde- und Berichtspflichten mit festen Terminen, etwa Stärke- und Statistikmeldungen, regelt das Landesrecht (Abschnitt 4).

Hinweis

Keine Vorschrift schreibt den Einsatz einer Software vor. Der DGUV Grundsatz 305-002 lässt die Dokumentation ausdrücklich „handschriftlich, EDV-gestützt oder in Textform“ zu. Verlangt wird etwas anderes: dass die Nachweise vollständig, nachvollziehbar und fristgerecht vorliegen, über Zeiträume von bis zu 40 Jahren, mit gerätespezifischen Prüfzyklen und personenbezogenen Untersuchungsfristen. Eine Software schafft keine Pflicht ab und keine herbei. Sie senkt den Aufwand, macht ablaufende Fristen frühzeitig sichtbar und erleichtert es, den passenden Nachweis im Bedarfsfall wiederzufinden. Die angezeigten Fristen sind softwaregestützte Vorschläge auf Basis der eingegebenen Daten und ersetzen die fachkundige Prüfung durch die verantwortliche Person nicht. Florivio ist kein Ersatz für Rechtsberatung.

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Was das Landesrecht ergänzt

Trägerschaft, Kreisebene, Unfallversicherungsträger und feste Meldetermine regelt jedes Land selbst. Die Meldungen laufen über die Wege, die das Land vorgibt. Die Fundstellen haben den Stand November 2026.

Bayern

Gemeinde als Trägerin
Brandschutz ist Pflichtaufgabe der Gemeinde im eigenen Wirkungskreis. Sie hat in den Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit Feuerwehren „aufzustellen, auszurüsten und zu unterhalten“ (Art. 1 Abs. 1 und 2 BayFwG) und trägt auch den Verwaltungsaufwand (§ 1 AVBayFwG).
Arbeitsschutz
Die Gemeinden haben sicherzustellen, dass Arbeitsschutz, Feuerwehrdienstvorschriften und Unfallverhütungsvorschriften eingehalten werden (Nr. 1.5 der Vollzugsbekanntmachung des Innenministeriums zum BayFwG). Die Kommunale Unfallversicherung Bayern: „Die Gesamtverantwortung für öffentliche Feuerwehren liegt beim Unternehmer, also der jeweiligen Gebietskörperschaft (Kommune) und nicht bei der Leitung der Feuerwehr.“
Unfallversicherung
Zuständig ist die Kommunale Unfallversicherung Bayern (KUVB). Nach ihrem Orga-Check führt der Träger das Expositionsverzeichnis auch für den ehrenamtlichen Feuerwehrdienst.
Kreisebene
Der Kreisbrandrat berät und unterstützt Landratsamt, Gemeinden und Feuerwehren und besichtigt die Feuerwehren (Art. 19 Abs. 1 BayFwG).
Termine
Kreisangehörige Gemeinden melden dem Landratsamt Stärke und Ausrüstung zum Stand 31. Dezember bis zum 15. Januar (Nr. 1.6). Einsatzberichte zu jedem Einsatz sind spätestens bis 15. Januar des Folgejahres fertigzustellen, sofern die Kreisbrandrätin oder der Kreisbrandrat keinen früheren Termin festlegt (Nr. 18.2).

Baden-Württemberg

Gemeinde als Trägerin
Brandschutz ist weisungsfreie Pflichtaufgabe der Gemeinde (§ 1 Abs. 3 FwG). Jede Gemeinde hat „auf ihre Kosten eine den örtlichen Verhältnissen entsprechende leistungsfähige Feuerwehr aufzustellen, auszurüsten und zu unterhalten“, einschließlich Aus- und Fortbildung (§ 3 Abs. 1). Die Feuerwehr ist eine Einrichtung der Gemeinde ohne eigene Rechtspersönlichkeit (§ 1 Abs. 1).
Kommandant
Er ist für die Leistungsfähigkeit der Gemeindefeuerwehr verantwortlich und berät Bürgermeister und Gemeinderat in allen feuerwehrtechnischen Angelegenheiten. Das Gesetz sagt dazu: „Die Gemeinde hat ihn bei der Durchführung seiner Aufgaben angemessen zu unterstützen.“ (§ 9 Abs. 1 und 2 FwG)
Kreisebene
Die Aufsicht über kreisangehörige Gemeinden führt das Landratsamt (§ 22 Abs. 1 Nr. 1 FwG). Es kann jederzeit Berichte anfordern und vor Ort prüfen (§ 22 Abs. 5). Die feuerwehrtechnischen Angelegenheiten bearbeitet dort die hauptamtliche Kreisbrandmeisterin oder der hauptamtliche Kreisbrandmeister (§§ 23 und 24).
Unfallversicherung
Zuständig ist die Unfallkasse Baden-Württemberg (UKBW); bei ihr sind alle Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehren versichert. Maßgeblich ist ihre Fassung der DGUV Vorschrift 49, gültig seit 1. Oktober 2019.
Termine
Anträge auf Landesförderung sollen bis 15. Februar des laufenden Haushaltsjahres beim Landratsamt eingehen; Stadtkreise stellen sie beim Regierungspräsidium (Nr. 6.1 und 6.3.1 der Verwaltungsvorschrift über Zuwendungen für das Feuerwehrwesen). Örtliche Feuerwehrbedarfsplanungen werden bei der Förderung berücksichtigt (Nr. 4.1.1).

Sachsen

Gemeinde als Trägerin
Brandschutz ist weisungsfreie Pflichtaufgabe der Gemeinde (§ 3 Abs. 1 Nr. 1, § 5 Abs. 1 SächsBRKG). Sie erstellt den Brandschutzbedarfsplan und schreibt ihn fort, stellt danach eine leistungsfähige Feuerwehr auf, stattet sie aus, unterhält sie und sorgt für die Aus- und Fortbildung (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 bis 3). Die Gemeindefeuerwehr ist eine Einrichtung der Gemeinde (§ 15 Abs. 1).
Kreisebene
Der Landkreis berät und unterstützt die kreisangehörigen Gemeinden (§ 7 Abs. 1 Nr. 1 SächsBRKG). Die hauptamtliche Kreisbrandmeisterin oder der hauptamtliche Kreisbrandmeister verantwortet die feuerwehrfachlichen Angelegenheiten des Landkreises (§ 24).
Unfallversicherung
Zuständig ist die Unfallkasse Sachsen; Unfallanzeigen gehen über die Gemeinde an sie.
Termine
Die Daten für die Jahresstatistik sind bis 31. Januar des Folgejahres online beim Statistischen Landesamt zu erfassen (§ 21 Abs. 4 SächsFwVO).
Datenschutz
Wofür Gemeinden und Feuerwehren personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, etwa für Aufstellung und Unterhaltung der Feuerwehr, den Einsatznachweis und die Ausbildung, regelt § 72 SächsBRKG.

Thüringen

Gemeinde als Trägerin
Brandschutz ist Pflichtaufgabe der Gemeinde im eigenen Wirkungskreis (§ 2 Abs. 2 ThürBKG, in Kraft seit 1. Januar 2025). Sie stellt eine Feuerwehr nach einer fortzuschreibenden Bedarfs- und Entwicklungsplanung auf, stattet sie aus und unterhält sie (§ 3 Abs. 1 Nr. 1).
Digitalisierung
Das Gesetz nennt sie ausdrücklich: „Die Aufgabenträger sollen […] geeignete Maßnahmen der Digitalisierung ergreifen.“ (§ 2 Abs. 5 ThürBKG)
Kreisebene
Der Landkreis berät und unterstützt die Gemeinden (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 ThürBKG); die Kreisbrandinspektorin oder der Kreisbrandinspektor unterstützt dabei die Landrätin oder den Landrat (§ 20 Abs. 3).
Unfallversicherung
Zuständig ist die Feuerwehr-Unfallkasse Mitte (§ 14 Abs. 5 ThürBKG). In den Gemeindefeuerwehren sind die Unfallverhütungsvorschriften anzuwenden (§ 3 Abs. 7 ThürFwOrgVO).
Termine
Die Gemeinde meldet die Einsatzstatistik monatlich bis zum 15. des Folgemonats, auch als Fehlmeldung, und die Jahresstatistik bis 15. Februar des Folgejahres, jeweils elektronisch an das Landesamt für Statistik (§§ 2 und 3 ThürBrandStatVO).
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Was die Daten sicher macht

  • Hosting und Datenspeicherung in Deutschland; KI-Funktionen ausschließlich in der EU (keine Bank- oder Gesundheitsdaten an KI-Dienste). Eingesetzte Dienstleister verarbeiten in EU-Regionen; etwaige Zugriffe aus Drittländern sind nach Art. 44 ff. DSGVO abgesichert.
  • Verschlüsselte Übertragung nach aktuellem Stand der Technik; Bankdaten (IBAN) werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO verfügbar.
  • Prüfprotokolle sind gegen unbemerkte Änderung gesichert: Nachträgliche Änderungen an finalisierten Protokollen werden technisch erkennbar.
  • Rollenbasierte Zugriffsrechte: Jede Funktion sieht nur, was sie braucht.

Details zu Hosting, Verschlüsselung und Zugriffsschutz: Sicherheit & Datenschutz.

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Wie viel ehrenamtliche Arbeit sie spart

Bürokratie ist eine der größten Belastungen im ehrenamtlichen Vereins- und Feuerwehrleben und ein zunehmender Grund, warum sich immer schwerer Menschen für Leitungsämter finden lassen. Eine Freiwillige Feuerwehr ist rechtlich kein Verein, sondern eine Einrichtung der Gemeinde; die Bürokratielast im Ehrenamt ist jedoch vergleichbar.

6,5 h
Bürokratie pro Woche im typischen Verein
~42 Tage
Verwaltungsaufwand pro Jahr
77 %
der Leitungskräfte: Belastung hoch bis sehr hoch

Quellen: 6,5 Stunden/Woche bzw. rund 42 Arbeitstage/Jahr für einen typischen, mittelgroßen Verein: Normenkontrollrat Baden-Württemberg / Prognos AG, 2019 (rund 1.900 Vereinsvertreter und Engagierte befragt). 77 % Belastungsempfinden und Digitalisierung als wirksame Entlastung: DSEE-Umfrage, Februar 2025 (901 Ehrenamtliche in Leitungspositionen).

Bei Feuerwehren kommen Prüfdokumentation, Stärkemeldungen und Beitragsverwaltung hinzu. Florivio automatisiert genau das: KI-gestützter Excel-Import, SEPA per Klick, Erinnerungen an Prüffristen, Berichte in Minuten. Nach unserer Einschätzung spart eine aktive Wehr so mehrere Arbeitstage pro Jahr an Verwaltungszeit, die in Ausbildung und Einsatzbereitschaft fließen können. (Schätzung auf Basis der automatisierten Module; keine unabhängig gemessene Zahl.)

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Was es kostet

Eine Wehr

Plan Netto / Jahr 19 % USt Brutto / Jahr
Free – bis 30 Mitglieder, 1 Benutzer 0,00 € 0,00 € 0,00 €
Starter – bis 60 Mitglieder, 3 Benutzer 99,00 € 18,81 € 117,81 €
Standard – voller Funktionsumfang unbegrenzte Mitgliederzahl, unbegrenzt viele Benutzer 199,00 € 37,81 € 236,81 €

Angegeben ist der Jahrespreis (Jahresabo mit 12 Monaten Laufzeit, dafür günstiger als die monatliche Zahlweise). Das sind rund 20 € brutto im Monat für die ganze Wehr. Eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an.

Mehrere Wehren: Kommunalpaket

Wehr Netto / Jahr 19 % USt Brutto / Jahr
Erste Wehr 199,00 € 37,81 € 236,81 €
Jede weitere Wehr 159,00 € 30,21 € 189,21 €

Hat die Gemeinde mehrere Wehren, kostet die erste 199 € und jede weitere 159 € netto im Jahr; vier Wehren kommen so auf 676 €. Jede Wehr arbeitet mit dem vollen Standard-Umfang, die Verbundverwaltung ist ab zwei Wehren ohne Aufpreis enthalten. Jugend- und Kinderfeuerwehren zählen nicht als weitere Wehr. Das Kommunalpaket gibt es nur als Jahresabo. Mehr dazu: Florivio für Städte und Gemeinden. Stand November 2026.

Zur Einordnung: Gemeinden und Landkreise in Baden-Württemberg gaben 2022 für den Brandschutz im Schnitt 72 € je Einwohner aus, insgesamt 1,5 % der kommunalen Auszahlungen (Statistisches Landesamt Baden-Württemberg, Pressemitteilung vom 8. April 2024). Auf eine Gemeinde mit 5.000 Einwohnern entfielen nach diesem Durchschnitt rechnerisch rund 360.000 € im Jahr. Das Kommunalpaket für zwei Wehren kostet 358 € netto, also rund 0,1 % davon. Kleine Gemeinden mit mehreren Wehren liegen höher.

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Drei Sätze für den Gemeinderat

Für die Wehrführung, die das Thema in der Sitzung vertreten muss – nüchtern, belegbar, ohne Druck auf die Kameraden:

„Die Nachweispflichten für unsere Ausrüstung und für die Tauglichkeit unserer Atemschutzgeräteträger liegen nach den Unfallverhütungsvorschriften bei der Gemeinde als Träger. Wir erfüllen sie heute – aber auf Papier, in Ordnern und in den Köpfen Einzelner. Ich möchte, dass wir sie jederzeit belegen können, unabhängig davon, wer gerade das Amt hat.“
„Ich bitte nicht um mehr Feuerwehr. Ich bitte darum, das Vorhandene sauber verwalten zu können – für einen Betrag, der neben dem, was die Gemeinde ohnehin jedes Jahr in den Brandschutz investiert, kaum ins Gewicht fällt.“
„Woran es hakt, ist nicht der Einsatz meiner Kameraden, sondern die Verwaltung drumherum. Ich möchte, dass mein Nachfolger dieses Amt annimmt, weil es machbar ist – und nicht ablehnt, weil er die Aktenschränke gesehen hat.“

Quellen (Stand November 2026)

Bundesweit: DGUV Vorschrift 49 „Feuerwehren“ (§ 2 Ziff. 9, § 3 Abs. 2, § 6 Abs. 6, § 8 Abs. 1, § 11 Abs. 2, Anlage 1) · DGUV Vorschrift 1 (§ 13, § 24 Abs. 6) · DGUV Grundsatz 305-002 · § 14 Abs. 7 BetrSichV · § 10a GefStoffV · DGUV, Erläuterungen zur Arbeitshilfe KoAtEx-Dok (Januar 2025) · § 193 SGB VII · DSGVO Art. 28, 32.

Bayern: Art. 1, 19 BayFwG · § 1 AVBayFwG · Vollzugsbekanntmachung zum BayFwG (Nr. 1.5, 1.6, 18.2) · Kommunale Unfallversicherung Bayern, Überprüfung der Arbeitsschutzorganisation in Freiwilligen Feuerwehren (Orga-Check, Stand 2025/02). Baden-Württemberg: §§ 1, 3, 9, 22, 23, 24 FwG (Fassung vom 10. Februar 2026) · Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums über Zuwendungen für das Feuerwehrwesen vom 21. August 2024 (Nr. 4.1.1, 6.1, 6.3.1) · Unfallkasse Baden-Württemberg, Infoblatt Feuerwehr (2025) und DGUV Vorschrift 49 in ihrer Fassung. Sachsen: §§ 3, 5, 6, 7, 15, 24, 72 SächsBRKG · § 21 SächsFwVO · Unfallkasse Sachsen, Gesetzlicher Unfallversicherungsschutz für Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr (2022). Thüringen: §§ 2, 3, 6, 14, 20 ThürBKG (Fassung vom 2. Juli 2024) · § 3 ThürFwOrgVO · §§ 2, 3 ThürBrandStatVO.

Statistik: DSEE – Umfrage Bürokratiebelastung im Ehrenamt, Februar 2025 (901 Ehrenamtliche in Leitungspositionen) · Normenkontrollrat Baden-Württemberg / Prognos AG, Empfehlungsbericht Entbürokratisierung bei Vereinen und Ehrenamt, 2019 · Statistisches Landesamt Baden-Württemberg, Pressemitteilung vom 8. April 2024.

Für die Sitzung mitnehmen

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