Argumentationshilfe
für die Gemeinde
Digitale Feuerwehrverwaltung mit Florivio — warum sie die ehrenamtlichen Kräfte entlastet, welche bestehenden Pflichten sie nachweisbar erfüllen hilft, wie die Daten geschützt sind und welchen Aufwand sie spart.
Stand: Juli 2026 — zum Ausdrucken und Mitnehmen in die Sitzung.
Freiwillige Feuerwehren erfüllen gesetzliche Aufgaben — und dokumentieren dafür immer mehr: Geräteprüfungen, Mitgliederdaten, Stärkemeldungen, Beiträge. Diese Übersicht fasst zusammen, warum eine digitale Verwaltung die ehrenamtlichen Kräfte entlastet, welche bestehenden Pflichten sie nachweisbar erfüllen hilft, wie die Daten geschützt sind und welchen Aufwand sie spart.
Woran die Verwaltung heute hängt
- Das Verwaltungswissen hängt oft an einer einzigen Person — fällt sie aus, fehlt der Überblick.
- Excel, Papierordner und USB-Sticks gehen bei Vorstandswechsel verloren.
- Prüf- und Vorsorgefristen (Geräte, Atemschutz, G26) manuell im Blick zu behalten, ist fehleranfällig.
- Eine zentrale, überall erreichbare Lösung macht die Wehr unabhängig von Einzelpersonen.
Wer für die Nachweise verantwortlich ist
Träger der Feuerwehr ist die Gemeinde. Im Sinne der Unfallverhütungsvorschriften ist damit die Gemeinde „Unternehmer“ der Freiwilligen Feuerwehr (§ 2 Ziff. 9 DGUV Vorschrift 49). Die Kommunale Unfallversicherung Bayern formuliert es unmissverständlich:
„Die Gesamtverantwortung für öffentliche Feuerwehren liegt beim Unternehmer, also der jeweiligen Gebietskörperschaft (Kommune) und nicht bei der Leitung der Feuerwehr.“
Die Gemeinde kann Aufgaben schriftlich auf Feuerwehrangehörige übertragen (§ 13 DGUV Vorschrift 1) — sie bleibt dabei jedoch in der „Auswahl-, Aufsichts-, Kontroll- und Organisationsverantwortung“ (§ 3 Abs. 2 DGUV Vorschrift 49). Nach Art. 1 Abs. 2 BayFwG hat die Gemeinde ihre Feuerwehr „aufzustellen, auszurüsten und zu unterhalten“; die Vollzugsbekanntmachung zum BayFwG (Nr. 1.5) verpflichtet sie ausdrücklich sicherzustellen, dass die Unfallverhütungsvorschriften eingehalten werden.
Welche Nachweise konkret zu führen sind
Diese Pflichten bestehen unabhängig von der eingesetzten Software. Eine digitale Verwaltung ersetzt sie nicht — sie hilft, sie fristgerecht und belegbar zu erfüllen:
- Geräte und persönliche Schutzausrüstung: regelmäßige Prüfung durch befähigte Personen — „Das Ergebnis dieser Prüfungen ist zu dokumentieren“ (§ 11 Abs. 2 DGUV Vorschrift 49). Aufzubewahren mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 7 BetrSichV).
- Atemschutz-Eignung: ärztliche Nachuntersuchung alle 36, 24 oder 12 Monate — je nach Alter und Gerätegewicht (Anlage 1 DGUV Vorschrift 49). Die Gemeinde hat die Untersuchungen zu veranlassen und die Kosten zu tragen (§ 6 Abs. 6).
- Erste-Hilfe-Leistungen: jede Leistung ist zu dokumentieren, die Dokumentation fünf Jahre verfügbar zu halten (§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1).
- Expositionsverzeichnis Brandrauch: personenbezogenes Verzeichnis, 40 Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren (§ 10a GefStoffV; die KUVB stellt klar, dass dies auch für den ehrenamtlichen Feuerwehrdienst gilt).
- Unterweisungen: regelmäßig durchzuführen und zu dokumentieren (§ 8 Abs. 1 DGUV Vorschrift 49).
- Melde- und Berichtspflichten: Stärkemeldung der kreisangehörigen Gemeinden an das Landratsamt bis 15. Januar (Stand 31.12.), Einsatzberichte an die Kreisbrandrätin bzw. den Kreisbrandrat bis 15. Januar des Folgejahres (Nr. 1.6 und 18.2 VollzBekBayFwG). Unfälle mit mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit: Anzeige binnen drei Tagen (§ 193 SGB VII).
- Datenschutz bei Mitglieder- und Bankdaten (DSGVO, u. a. Art. 32 zu technischen Maßnahmen, Art. 28 zur Auftragsverarbeitung).
Hinweis
Keine Vorschrift schreibt den Einsatz einer Software vor. Der DGUV Grundsatz 305-002 lässt die Dokumentation ausdrücklich „handschriftlich, EDV-gestützt oder in Textform“ zu. Verlangt wird etwas anderes: dass die Nachweise vollständig, nachvollziehbar und fristgerecht vorliegen — über Zeiträume von bis zu 40 Jahren, mit gerätespezifischen Prüfzyklen und personenbezogenen Untersuchungsfristen. Eine Software schafft keine Pflicht ab und keine herbei. Sie senkt den Aufwand, macht ablaufende Fristen frühzeitig sichtbar und erleichtert es, den passenden Nachweis im Bedarfsfall wiederzufinden. Die angezeigten Fristen sind softwaregestützte Vorschläge auf Basis der eingegebenen Daten und ersetzen die fachkundige Prüfung durch die verantwortliche Person nicht. Florivio ist kein Ersatz für Rechtsberatung.
Was die Daten sicher macht
- Hosting und Datenspeicherung in Deutschland; KI-Funktionen ausschließlich in der EU (keine Bank- oder Gesundheitsdaten an KI-Dienste). Eingesetzte Dienstleister verarbeiten in EU-Regionen; etwaige Zugriffe aus Drittländern sind nach Art. 44 ff. DSGVO abgesichert.
- Verschlüsselte Übertragung nach aktuellem Stand der Technik; Bankdaten (IBAN) werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO verfügbar.
- Prüfprotokolle sind gegen unbemerkte Änderung gesichert: Nachträgliche Änderungen an finalisierten Protokollen werden technisch erkennbar.
- Rollenbasierte Zugriffsrechte — jede Funktion sieht nur, was sie braucht.
Details zu Hosting, Verschlüsselung und Zugriffsschutz: Sicherheit & Datenschutz.
Wie viel ehrenamtliche Arbeit sie spart
Bürokratie ist eine der größten Belastungen im ehrenamtlichen Vereins- und Feuerwehrleben — und ein zunehmender Grund, warum sich immer schwerer Menschen für Leitungsämter finden lassen. Eine Freiwillige Feuerwehr ist rechtlich kein Verein, die Bürokratielast im Ehrenamt ist jedoch vergleichbar.
Quellen: 6,5 Stunden/Woche bzw. rund 42 Tage/Jahr: Normenkontrollrat Baden-Württemberg / Prognos AG, 2019 (1.900 Vereine befragt). 77 % Belastungsempfinden und Digitalisierung als wirksame Entlastung: DSEE-Umfrage, Februar 2025 (901 Ehrenamtliche in Leitungspositionen).
Bei Feuerwehren kommen Prüfdokumentation, Stärkemeldungen und Beitragsverwaltung hinzu. Florivio automatisiert genau das: KI-gestützter Excel-Import, SEPA per Klick, Erinnerungen an Prüffristen, Berichte in Minuten. Konservativ geschätzt spart eine aktive Wehr so mehrere Arbeitstage pro Jahr an Verwaltungszeit — Zeit, die zurück in Ausbildung und Einsatzbereitschaft fließt. (Schätzung auf Basis der automatisierten Module; keine unabhängig gemessene Zahl.)
Was es kostet
| Plan | Netto / Jahr | 19 % USt | Brutto / Jahr |
|---|---|---|---|
| Free — bis 30 Mitglieder, 1 Benutzer | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € |
| Starter — bis 60 Mitglieder, 3 Benutzer | 99,00 € | 18,81 € | 117,81 € |
| Standard — voller Funktionsumfang unbegrenzte Mitgliederzahl, 5 Benutzer | 199,00 € | 37,81 € | 236,81 € |
Angegeben ist der Jahrespreis (Jahresabo mit 12 Monaten Laufzeit — dafür günstiger als die monatliche Zahlweise), das sind rund 20 € brutto im Monat für die ganze Wehr. Keine Einrichtungsgebühr. Bei mehreren Ortsfeuerwehren in einer Gemeinde: gestaffelte Paketpreise. Stand Juli 2026.
Zur Einordnung: Der Brandschutz kostet die Kommunen in Baden-Württemberg im Schnitt 72 € je Einwohner und Jahr — insgesamt 1,5 % der kommunalen Auszahlungen (Statistisches Landesamt Baden-Württemberg, Pressemitteilung 82/2024, Daten für 2022; für Bayern liegt keine vergleichbare veröffentlichte Pro-Kopf-Zahl vor). Die Verwaltungssoftware bewegt sich gemessen daran im Bereich weniger Promille dessen, was eine Gemeinde ohnehin jedes Jahr für ihre Feuerwehr aufwendet.
Drei Sätze für den Gemeinderat
Für die Wehrführung, die das Thema in der Sitzung vertreten muss — nüchtern, belegbar, ohne Druck auf die Kameraden:
„Die Nachweispflichten für unsere Ausrüstung und für die Tauglichkeit unserer Atemschutzgeräteträger liegen nach den Unfallverhütungsvorschriften bei der Gemeinde als Träger. Wir erfüllen sie heute — aber auf Papier, in Ordnern und in den Köpfen Einzelner. Ich möchte, dass wir sie jederzeit belegen können, unabhängig davon, wer gerade das Amt hat.“
„Ich bitte nicht um mehr Feuerwehr. Ich bitte darum, das Vorhandene sauber verwalten zu können — für einen Betrag, der neben dem, was die Gemeinde ohnehin jedes Jahr in den Brandschutz investiert, kaum ins Gewicht fällt.“
„Woran es hakt, ist nicht der Einsatz meiner Kameraden, sondern die Verwaltung drumherum. Ich möchte, dass mein Nachfolger dieses Amt annimmt, weil es machbar ist — und nicht ablehnt, weil er die Aktenschränke gesehen hat.“
Quellen
DGUV Vorschrift 49 „Feuerwehren“ (§ 2 Ziff. 9, § 3 Abs. 2, § 6, § 8, § 11, Anlage 1) · DGUV Vorschrift 1 (§ 24 Abs. 6) · DGUV Grundsatz 305-002 · § 14 Abs. 7 BetrSichV · § 10a GefStoffV · § 193 SGB VII · Art. 1 BayFwG, § 1 AVBayFwG, Vollzugsbekanntmachung zum BayFwG (Nr. 1.5, 1.6, 18.2) · Kommunale Unfallversicherung Bayern, Überprüfung der Arbeitsschutzorganisation in Freiwilligen Feuerwehren (Stand 2025/02) · DSEE — Umfrage Bürokratiebelastung im Ehrenamt, Februar 2025 (901 Ehrenamtliche in Leitungspositionen) · Normenkontrollrat Baden-Württemberg / Prognos AG, 2019 (1.900 Vereine befragt) · Statistisches Landesamt Baden-Württemberg, Pressemitteilung 82/2024.
Für die Sitzung mitnehmen
Diese Argumentationshilfe gibt es als PDF — zum Ausdrucken für Gemeinderat und Kämmerei.