-Migration & Umstieg

Umstieg von Excel oder On-Premise-Verwaltungssoftware auf Florivio.

Egal ob die Wehr seit Jahren in Excel arbeitet oder eine etablierte Windows-Verwaltungssoftware nutzt — der Wechsel zu Florivio ist geleitet, mit KI-Import, Vorschau-Modus und Doppellauf-Phase. Daten bleiben in offenen Formaten, kein Vendor-Lock-in.

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Viele Wehren scheuen den Umstieg auf eine neue Verwaltungssoftware, weil die historischen Daten schwer zu transferieren wirken. In der Praxis ist das mit einem strukturierten Migrationspfad gut zu schaffen: Excel-Export aus der Alt-Lösung (das bieten die gängigen Verwaltungssysteme typischerweise), KI-Spaltenerkennung in Florivio, Mapping-Bestätigung durch den Vorstand, Vorschau-Modus, Live-Schaltung. Zeitbedarf typischerweise wenige Stunden, abhängig von Datenqualität und Wehr-Größe. Eine Doppellauf-Phase ist auf Wunsch möglich — alte und neue Lösung 1-3 Monate parallel, dann der saubere Abschluss-Wechsel. Florivio nutzt offene Formate (JSON, CSV, PDF) — das reduziert Vendor-Lock-in deutlich, wer in 2 Jahren wieder wechseln will, kann das mit üblichem Migrations-Aufwand tun. Die Daten gehören der Wehr.

Wann Florivio die richtige Wahl ist

  • Wehren die seit Jahren in Excel arbeiten und systematisch umstellen wollen
  • Wehren mit etablierter On-Premise-Software, bei denen Wartungsvertrag oder Hardware abläuft
  • Vorstände die Vendor-Lock-in deutlich reduzieren wollen — Daten in offenen Formaten exportierbar bei späterem Anbieter-Wechsel
  • Fördervereine die Buchhaltungsdaten + Mitgliederliste in EIN System zusammenführen wollen
  • Gemeinden mit mehreren Wehren, die einheitliche Datenstruktur wollen

Warum Florivio für diese Suche relevant ist

Excel/CSV Import mit KI-Spaltenerkennung

Egal welche Excel-Vorlage die Wehr in den letzten Jahren angesammelt hat — Florivio erkennt die Spaltenstruktur automatisch (Name, Geburtsdatum, Dienstgrad, Funktion, Eintrittsdatum, Beitragskonto). Nur die Header werden an die KI übermittelt, keine Personendaten.

Migration aus etablierten Windows-Lösungen

Auch wenn die Wehr bisher eine On-Premise-Verwaltungssoftware oder eine eigene Access-/Excel-Datenbank genutzt hat, ist der Umstieg möglich, sofern ein CSV/Excel-Export verfügbar ist. Die meisten gängigen Verwaltungssysteme bieten einen solchen Export. Florivio bietet einen geleiteten Migrationspfad mit Datenmapping und Prüfschritten.

Doppellauf-Phase möglich

Wer sicher gehen will, kann eine Übergangsphase fahren, in der alte und neue Lösung parallel laufen. Florivio importiert auf Wunsch monatlich, der Vorstand kann vergleichen, der Vorgänger-System-Vertrag wird erst gekündigt wenn alles im neuen Tenant rund läuft.

Kein Vendor-Lock-in

Florivio nutzt offene Formate (JSON, CSV, PDF). Wer Florivio kündigt, bekommt seine Daten in maschinenlesbarem Format zurück — für eine spätere Migration in welche Lösung auch immer. Die Wehr-Daten gehören der Wehr, nicht dem Software-Anbieter.

Zentrale Module

KI-gestützter Excel/CSV-Import

Eine Excel-Datei mit Mitgliederliste hochladen — Florivio zeigt eine Vorschau der erkannten Spalten, der Vorstand bestätigt das Mapping, die Daten landen in der Mitgliederakte. Funktioniert auch für Gerätelisten, Lehrgangs-Historien und Termin-Importe.

Strukturierter Migrationspfad

Pro Datenkategorie (Mitglieder, Geräte, Lehrgänge, Finanzen) ein eigener Migrationsschritt mit Prüfliste: was wurde übernommen, was fehlt, was muss manuell nachgepflegt werden. Pro Schritt ein Approval durch den Verantwortlichen.

Daten-Prüfung vor Live-Schaltung

Vor dem Live-Schalten kann der Vorstand den Tenant in einer Prüfphase sehen. Stimmen die Mitgliederzahlen? Sind die Funktionen korrekt zugeordnet? Erst nach Freigabe wird die Lösung produktiv genommen.

Begleitete Migration auf Wunsch

Für Gemeinden mit mehreren Wehren oder für Kreis-weite Einführungen bietet Florivio Beratung an. Kein Pflicht-Add-on — die meisten Wehren migrieren selbstständig mit den vorhandenen Werkzeugen.

Datenmapping-Vorlagen

Für häufige Quell-Formate (Excel, CSV, einige proprietäre Exporte) gibt es vordefinierte Mapping-Vorlagen — Spalten-zu-Felder-Zuordnungen, die im neuen Tenant wiederverwendet werden können.

Abgrenzung

Florivio ist bewusst keine Einsatzleitsoftware und kein Alarmierungssystem. Dafür bleibt die Software in der Verwaltungsarbeit fokussiert und verbindet operative Nachweise, Vereinsverwaltung und B2B-Anforderungen an Datenschutz in einem System.

  • Wehren mit landkreisweiter Vorgabe, die zwingend bei der vorgegebenen Lösung bleiben müssen
  • Wehren ohne strukturierte Bestandsdaten (dann ist Neuanlage einfacher als Migration)
  • Wehren die nur stunden- oder tageweise Daten erfassen — für die genügt der Free-Plan ohne Migration

Häufige Fragen

Welche Quell-Systeme können migriert werden?

Florivio importiert aus Quellen, die Excel- oder CSV-Export bieten — das deckt typischerweise die gängigen in der deutschen Feuerwehr-Landschaft eingesetzten Verwaltungssysteme ab. Direkter API-Import gibt es aktuell nicht; der Weg führt immer über den Excel/CSV-Export der Alt-Lösung. Dieser Weg hat den Vorteil, dass die Wehr selbst Kontrolle darüber hat, welche Daten in welcher Form transferiert werden. Die Qualität der Migration hängt von der Vollständigkeit und Struktur des Exports ab.

Wie läuft die Migration konkret ab?

Schritt 1: Excel-Export aus der Alt-Lösung (bei den gängigen Systemen ein Standardweg). Schritt 2: Datei in Florivio hochladen, KI erkennt Spalten, Vorstand bestätigt das Mapping. Schritt 3: Vorschau-Modus — die Daten sind im Tenant sichtbar, aber noch nicht live. Schritt 4: Prüfung durch den Vorstand. Schritt 5: Live-Schaltung. Zeitbedarf typischerweise wenige Stunden inklusive Prüfung — stark abhängig von Datenqualität und Wehr-Größe.

Was passiert mit den Daten in der alten Lösung?

Florivio fasst die Alt-Lösung nicht an — diese bleibt in der vorhandenen Form, der Vertrag läuft bis zur regulären Kündigung. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann eine Doppellauf-Phase machen (1-3 Monate parallel betreiben), und erst nach erfolgreicher Live-Schaltung die Alt-Lösung kündigen.

Welche Daten lassen sich nicht automatisch migrieren?

Prüfprotokoll-Historien aus Alt-Lösungen lassen sich oft nur als 'historische Daten' importieren — die SHA-256 Hash-Kette bei Florivio startet beim Import, weil die Historie aus der Alt-Lösung kryptographisch nicht verkettet war. Auch handschriftliche Notizen oder lose Dokumente in Word/PDF sind nicht automatisch strukturierbar — hier hilft die KI-Excel-Import-Funktion nur bei Tabellen. Bei besonderen Fällen lohnt sich ein Beratungsgespräch.

Was kostet die Migration?

Die Selbst-Migration ist kostenlos und im Free- bzw. Standard-Plan enthalten — KI-Import, Mapping, Vorschau, alles inklusive. Für Gemeinde- oder Kreis-Migrationen mit mehreren Wehren parallel bietet Florivio optional Beratung an (Stundenhonorar, transparent). Es gibt keine separate Migrations-Gebühr.

Kann ich Florivio testen, bevor ich migriere?

Ja, 90 Tage kostenlos im Reverse Trial. Im Trial sind alle Module aktiv — du kannst eine Probe-Migration mit Demo-Daten oder mit einem Teil der echten Mitgliederliste durchspielen. Nach 90 Tagen automatisches Downgrade auf den Free-Plan, Daten bleiben erhalten. Wenn der Trial nicht überzeugt, sind alle Daten exportierbar — kein Risiko.

Was passiert wenn ich nach 2 Jahren wieder wechseln will?

Die Daten gehören der Wehr, nicht Florivio. JSON-, CSV- und PDF-Exporte aller Mitgliederdaten, Geräte, Prüfhistorien, Finanzen und Termine sind jederzeit verfügbar — in offenen Formaten, ohne proprietäre Verschlüsselung. Wer wechseln will, kann die Daten in jede andere Verwaltungslösung migrieren, die strukturierte Imports unterstützt. Kein Vendor-Lock-in.