-Migration & Umstieg

Umstieg von Excel oder On-Premise-Verwaltungssoftware auf Florivio.

Egal ob die Wehr seit Jahren in Excel arbeitet oder eine etablierte Windows-Verwaltungssoftware nutzt — der Wechsel zu Florivio ist geleitet, mit KI-Import, Vorschau-Modus und Doppellauf-Phase. Daten bleiben in offenen Formaten, kein Vendor-Lock-in.

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Viele Wehren scheuen den Umstieg auf eine neue Verwaltungssoftware, weil die historischen Daten schwer zu transferieren wirken. In der Praxis ist das mit einem strukturierten Migrationspfad gut zu schaffen: Excel-Export aus der Alt-Loesung (das bieten die gaengigen Verwaltungssysteme typischerweise), KI-Spaltenerkennung in Florivio, Mapping-Bestaetigung durch den Vorstand, Vorschau-Modus, Live-Schaltung. Zeitbedarf typischerweise wenige Stunden, abhaengig von Datenqualitaet und Wehr-Groesse. Eine Doppellauf-Phase ist auf Wunsch moeglich — alte und neue Loesung 1-3 Monate parallel, dann der saubere Abschluss-Wechsel. Florivio nutzt offene Formate (JSON, CSV, PDF) — das reduziert Vendor-Lock-in deutlich, wer in 2 Jahren wieder wechseln will, kann das mit ueblichem Migrations-Aufwand tun. Die Daten gehoeren der Wehr.

Wann Florivio die richtige Wahl ist

  • Wehren die seit Jahren in Excel arbeiten und systematisch umstellen wollen
  • Wehren mit etablierter On-Premise-Software, bei denen Wartungsvertrag oder Hardware ablaeuft
  • Vorstaende die Vendor-Lock-in deutlich reduzieren wollen — Daten in offenen Formaten exportierbar bei spaeterem Anbieter-Wechsel
  • Foerdervereine die Buchhaltungsdaten + Mitgliederliste in EIN System zusammenfuehren wollen
  • Gemeinden mit mehreren Wehren, die einheitliche Datenstruktur wollen

Warum Florivio für diese Suche relevant ist

Excel/CSV Import mit KI-Spaltenerkennung

Egal welche Excel-Vorlage die Wehr in den letzten Jahren angesammelt hat — Florivio erkennt die Spaltenstruktur automatisch (Name, Geburtsdatum, Dienstgrad, Funktion, Eintrittsdatum, Beitragskonto). Nur die Header werden an die KI uebermittelt, keine Personendaten.

Migration aus etablierten Windows-Loesungen

Auch wenn die Wehr bisher eine On-Premise-Verwaltungssoftware oder eine eigene Access-/Excel-Datenbank genutzt hat, ist der Umstieg moeglich, sofern ein CSV/Excel-Export verfuegbar ist. Die meisten gaengigen Verwaltungssysteme bieten einen solchen Export. Florivio bietet einen geleiteten Migrationspfad mit Datenmapping und Pruefschritten.

Doppellauf-Phase moeglich

Wer sicher gehen will, kann eine Uebergangsphase fahren, in der alte und neue Loesung parallel laufen. Florivio importiert auf Wunsch monatlich, der Vorstand kann vergleichen, der Vorgaenger-System-Vertrag wird erst gekuendigt wenn alles im neuen Tenant rund laeuft.

Kein Vendor-Lock-in

Florivio nutzt offene Formate (JSON, CSV, PDF). Wer Florivio kuendigt, bekommt seine Daten in maschinenlesbarem Format zurueck — fuer eine spaetere Migration in welche Loesung auch immer. Die Wehr-Daten gehoeren der Wehr, nicht dem Software-Anbieter.

Zentrale Module

KI-gestuetzter Excel/CSV-Import

Eine Excel-Datei mit Mitgliederliste hochladen — Florivio zeigt eine Vorschau der erkannten Spalten, der Vorstand bestaetigt das Mapping, die Daten landen in der Mitgliederakte. Funktioniert auch fuer Geraetelisten, Lehrgangs-Historien und Termin-Importe.

Strukturierter Migrationspfad

Pro Datenkategorie (Mitglieder, Geraete, Lehrgaenge, Finanzen) ein eigener Migrationsschritt mit Pruefliste: was wurde uebernommen, was fehlt, was muss manuell nachgepflegt werden. Pro Schritt ein Approval durch den Verantwortlichen.

Daten-Pruefung vor Live-Schaltung

Vor dem Live-Schalten kann der Vorstand den Tenant in einer Pruefphase sehen. Stimmen die Mitgliederzahlen? Sind die Funktionen korrekt zugeordnet? Erst nach Freigabe wird die Loesung produktiv genommen.

Begleitete Migration auf Wunsch

Fuer Gemeinden mit mehreren Wehren oder fuer Kreis-weite Einfuehrungen bietet Florivio Beratung an. Kein Pflicht-Add-on — die meisten Wehren migrieren selbststaendig mit den vorhandenen Werkzeugen.

Datenmapping-Vorlagen

Fuer haeufige Quell-Formate (Excel, CSV, einige proprietaere Exporte) gibt es vordefinierte Mapping-Vorlagen — Spalten-zu-Felder-Zuordnungen, die im neuen Tenant wiederverwendet werden koennen.

Abgrenzung

Florivio ist bewusst keine Einsatzleitsoftware und kein Alarmierungssystem. Dafür bleibt die Software in der Verwaltungsarbeit fokussiert und verbindet operative Nachweise, Vereinsverwaltung und B2B-Anforderungen an Datenschutz in einem System.

  • Wehren mit landkreisweiter Vorgabe, die zwingend bei der vorgegebenen Loesung bleiben muessen
  • Wehren ohne strukturierte Bestandsdaten (dann ist Neuanlage einfacher als Migration)
  • Wehren die nur stunden- oder tageweise Daten erfassen — fuer die genuegt der Free-Plan ohne Migration

Häufige Fragen

Welche Quell-Systeme koennen migriert werden?

Florivio importiert aus Quellen, die Excel- oder CSV-Export bieten — das deckt typischerweise die gaengigen in der deutschen Feuerwehr-Landschaft eingesetzten Verwaltungssysteme ab. Direkter API-Import gibt es aktuell nicht; der Weg fuehrt immer ueber den Excel/CSV-Export der Alt-Loesung. Dieser Weg hat den Vorteil, dass die Wehr selbst Kontrolle darueber hat, welche Daten in welcher Form transferiert werden. Die Qualitaet der Migration haengt von der Vollstaendigkeit und Struktur des Exports ab.

Wie laeuft die Migration konkret ab?

Schritt 1: Excel-Export aus der Alt-Loesung (bei den gaengigen Systemen ein Standardweg). Schritt 2: Datei in Florivio hochladen, KI erkennt Spalten, Vorstand bestaetigt das Mapping. Schritt 3: Vorschau-Modus — die Daten sind im Tenant sichtbar, aber noch nicht live. Schritt 4: Pruefung durch den Vorstand. Schritt 5: Live-Schaltung. Zeitbedarf typischerweise wenige Stunden inklusive Pruefung — stark abhaengig von Datenqualitaet und Wehr-Groesse.

Was passiert mit den Daten in der alten Loesung?

Florivio fasst die Alt-Loesung nicht an — diese bleibt in der vorhandenen Form, der Vertrag laeuft bis zur regulaeren Kuendigung. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann eine Doppellauf-Phase machen (1-3 Monate parallel betreiben), und erst nach erfolgreicher Live-Schaltung die Alt-Loesung kuendigen.

Welche Daten lassen sich nicht automatisch migrieren?

Pruefprotokoll-Historien aus Alt-Loesungen lassen sich oft nur als 'historische Daten' importieren — die SHA-256 Hash-Kette bei Florivio startet beim Import, weil die Historie aus der Alt-Loesung kryptographisch nicht verkettet war. Auch handschriftliche Notizen oder lose Dokumente in Word/PDF sind nicht automatisch strukturierbar — hier hilft die KI-Excel-Import-Funktion nur bei Tabellen. Bei besonderen Faellen lohnt sich ein Beratungsgespraech.

Was kostet die Migration?

Die Selbst-Migration ist kostenlos und im Free- bzw. Standard-Plan enthalten — KI-Import, Mapping, Vorschau, alles inklusive. Fuer Gemeinde- oder Kreis-Migrationen mit mehreren Wehren parallel bietet Florivio optional Beratung an (Stundenhonorar, transparent). Es gibt keine separate Migrations-Gebuehr.

Kann ich Florivio testen, bevor ich migriere?

Ja, 90 Tage kostenlos im Reverse Trial. Im Trial sind alle Module aktiv — du kannst eine Probe-Migration mit Demo-Daten oder mit einem Teil der echten Mitgliederliste durchspielen. Nach 90 Tagen automatisches Downgrade auf den Free-Plan, Daten bleiben erhalten. Wenn der Trial nicht ueberzeugt, sind alle Daten exportierbar — kein Risiko.

Was passiert wenn ich nach 2 Jahren wieder wechseln will?

Die Daten gehoeren der Wehr, nicht Florivio. JSON-, CSV- und PDF-Exporte aller Mitgliederdaten, Geraete, Pruefhistorien, Finanzen und Termine sind jederzeit verfuegbar — in offenen Formaten, ohne proprietaere Verschluesselung. Wer wechseln will, kann die Daten in jede andere Verwaltungsloesung migrieren, die strukturierte Imports unterstuetzt. Kein Vendor-Lock-in.