DSGVO-orientierte Software für Jugend- und Kinderfeuerwehr.

Florivio ist die DSGVO-orientierte Software speziell für Jugend- und Kinderfeuerwehr-Verwaltung in Deutschland: Eltern-Login per Magic-Link (kein Passwort, kein Tracking-Cookie), eventbezogene Einwilligungen pro Veranstaltung mit vorgefertigten Vorlagen, Foto-Einwilligungen separat behandelt (DSGVO-orientiert), auditierbare Historie mit SHA-256-Hash-Kette, jederzeit widerrufbar. Hauptdatenhaltung in deutschen Rechenzentren, KI-Verarbeitung in EU/EWR-Region eines etablierten Anbieters mit transparenter Subprozessor-Liste. AVV nach Art. 28 DSGVO standardmäßig im Vertragsprozess. Spezialisiert auf Freiwillige Feuerwehren mit Jugend- und Kinderfeuerwehr, eingebettet in vollständige Wehrverwaltung (Mitglieder, Geräte, SEPA, Berichte).

Mit Florivio: Erziehungsberechtigte bekommen pro Kind einen eigenen Magic-Link-Zugang (mehrere Personen pro Kind möglich, wichtig für getrennt lebende Eltern). Pro Veranstaltung (Übungsabend, Zeltlager, Wettbewerbsteilnahme, Foto-Verwendung) erteilen sie die jeweils passende Einwilligung digital — vorgefertigte Vorlagen, nicht selbst formulieren. Die rechtliche Bewertung pro Verarbeitungszweck bleibt beim Verantwortlichen (Wehr/Verein). Der Jugendwart sieht im Veranstaltungs-Dashboard sofort wer zugestimmt hat, wer fehlt, wer verweigert — vor der Veranstaltung, nicht am Bus. Widerruf jederzeit möglich, automatisch protokolliert. Audit-Log mit Zeitstempel und Hash zur Manipulationsprüfung für Aufsichtsbehörde oder Versicherung. PDF-Export pro Einwilligung auf Knopfdruck.

Artikel 8 DSGVO regelt das Einwilligungserfordernis bei Kindern: Wenn ein Dienst der Informationsgesellschaft direkt einem Kind angeboten wird und die Verarbeitung auf Einwilligung gestützt ist (Art. 6 Abs. 1 lit. a), braucht es für unter 16-Jährige (in Deutschland) zusätzlich die Zustimmung oder Genehmigung der Erziehungsberechtigten. Daneben gibt es weitere Fälle, in denen Eltern-Einwilligungen sinnvoll oder erforderlich sind — etwa für Foto-Veröffentlichungen oder bestimmte Kommunikationskanäle —, die sich aus anderen DSGVO-Normen, dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht oder der Sorgepflicht ergeben. Verarbeitungen auf anderer Rechtsgrundlage (Vereinszugehörigkeit, berechtigtes Interesse, gesetzliche Pflicht) fallen nicht zwingend unter Art. 8. Florivio unterstützt die Einbindung der Erziehungsberechtigten dort, wo Einwilligungen die richtige Grundlage sind — die rechtliche Bewertung pro Verarbeitungszweck bleibt beim Verantwortlichen (Wehr/Verein, ggf. mit Datenschutzbeauftragten der Gemeinde).

Erziehungsberechtigte erhalten eine E-Mail mit einem zeitlich begrenzten Magic-Link. Klick auf den Link erstellt eine Session ohne Passwort, die nach Inaktivität automatisch abläuft. Keine Speicherung von Login-Daten beim Eltern-Endgerät, keine werblichen Drittanbieter-Tracking-Cookies. Eingesetzte Subprozessoren (Hosting, Mailversand, KI-Funktionen) werden transparent dokumentiert. Verschlüsselte Übertragung (TLS 1.3), Session-Tokens nur server-seitig. Bei Verdacht auf Missbrauch kann der Wehr-Administrator den Zugang einzelner Erziehungsberechtigter sofort deaktivieren.

Für Standard-Aktivitäten (reguläre Übungsabende) kann eine Pauschal-Einwilligung beim Beitritt ausreichen. Für besondere Risiken (Zeltlager mit Übernachtung, Wettkampf mit Reise, Fahrt mit Auswärtsübernachtung) braucht es jedoch eine eigene, eventbezogene Einwilligung. Florivio bildet beides ab — Pauschal-Einwilligung beim Beitritt plus eventbezogene Einwilligungen pro Veranstaltung mit höherem Risikoprofil.

Florivio markiert den Einwilligungsstatus pro Verarbeitungszweck klar im Veranstaltungs-Dashboard — der Jugendwart sieht sofort wer zugestimmt hat, wer fehlt, wer verweigert. Bei sicherheits- oder aufsichtspflicht-relevanten Einwilligungen (z.B. Zeltlager mit Übernachtung, Wettkampfreise) kann die Teilnahme gesperrt werden. Foto- oder Kommunikations-Einwilligungen werden getrennt behandelt — eine Verweigerung dort führt typischerweise NICHT zum Teilnahme-Ausschluss, sondern z.B. zum Foto-Filter in der Galerie. Bei Widerruf während einer laufenden Veranstaltung wird der Jugendwart automatisch benachrichtigt.

Pro Einwilligung wird der vollständige Inhalt (genau diese Vorlage, dieses Datum, diese Veranstaltung) nachvollziehbar protokolliert und in einer auditierbaren Historie abgelegt. PDF-Export auf Knopfdruck inkl. Zeitstempel und Hash zur Manipulationsprüfung. Audit-Log zeigt, wann die Einwilligung erteilt und ob sie widerrufen wurde. Bei Anfrage von Aufsichtsbehörde oder Versicherung kann jede einzelne Einwilligung mit vollständiger Änderungs-Historie nachgewiesen werden.

Eltern haben Auskunfts- und Löschrechte. Florivio dokumentiert die Anfrage und Löschung im Audit-Log. Bei aktiver Mitgliedschaft ist die Löschung an die laufende Mitgliedschaft gekoppelt — beim Austritt aus der JF werden personenbezogene Daten je nach gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (z.B. Versicherungs- oder Unfallnachweise) anonymisiert oder vollständig gelöscht. Lösch-Bestätigung an die Eltern automatisch.

Foto-Verwendung ist gesonderte Einwilligung — Pauschal-Einwilligungen für Übungen decken keine Foto-Veröffentlichung. Florivio bildet das separat ab. Pro Foto-Zweck (interne Galerie, öffentliche Webseite, Facebook, Instagram) eigene Einwilligung. Bei Widerruf werden zukünftige Galerien automatisch gefiltert — bereits veröffentlichte Fotos müssen manuell geprüft werden, Florivio liefert dafür eine Liste betroffener Inhalte.

Anwendungsdaten werden in deutschen Rechenzentren gehostet. KI-Funktionen (z.B. Berichts-Erweiterung) werden in einer EU/EWR-Region eines etablierten Anbieters verarbeitet, mit transparent dokumentierten Subprozessoren. AVV nach Artikel 28 DSGVO standardmäßig im Vertragsprozess. AES-256-GCM-Verschlüsselung sensibler Felder (z.B. IBANs der Eltern). Die endgültige DSGVO-Verantwortung liegt beim Verantwortlichen (Wehr/Verein) — Florivio bietet die Werkzeuge für datenschutzorientierte Dokumentation.